Fördernetz Deutschland2025

Fördernetz Deutschland — Finance

Buchhaltungs-Plattform für einen bundesweit aktiven Bildungsträger

Fördernetz Deutschland ist ein bundesweit aktiver Bildungsträger und bietet Kurse über Bildungsgutscheine der Bundesagentur für Arbeit an. Die Buchhaltung dahinter ist anspruchsvoll: Rechnungen aus dem Rechnungssystem, Zahlungseingänge der Bundesagentur und Honorare an Dozenten kommen aus drei verschiedenen Systemen zusammen.

Dafür haben wir eine interne Plattform entwickelt. Sie führt diese Daten zusammen und übernimmt die manuelle Abgleicharbeit der Buchhaltung.

Fördernetz Deutschland Finance — Finanz-Dashboard auf Ultrawide-Monitor

TODO: optional gegen echten Plattform-Screenshot ersetzen.

Die Ausgangslage

Drei Welten, die nicht miteinander reden

Bei einem Bildungsträger mit Bildungsgutschein-Modell leben die Daten in getrennten Systemen. Rechnungen entstehen im Rechnungssystem. Zahlungen kommen von der Bundesagentur auf das Geschäftskonto. Teilnehmer-Stammdaten liegen in einer separaten Liste. Keines der Systeme spricht von sich aus mit den anderen.

Im Tagesgeschäft heißt das: Zahlungen treffen mit kryptischen Verwendungszwecken ein, mal eine Rechnungsnummer, mal eine Bildungsgutschein-Nummer, mal nur ein abgekürzter Teilnehmername. Wer einen Betrag zuordnen will, sucht parallel in mehreren Systemen. Dazu kommt die monatliche Honorar-Berechnung der Dozenten, abhängig davon wie viele Teilnehmer aktiv waren. Das alles aus drei Quellen zusammenzutragen, war wiederkehrende Handarbeit.

Die Handarbeit produzierte Fehler. Mal wurden Dozenten zu hoch ausgezahlt, mal blieb eine offene Forderung gegenüber der Bundesagentur monatelang unbemerkt. Beides hat bares Geld gekostet.

  • Rechnungen, Zahlungseingänge und Teilnehmer-Stammdaten in drei getrennten Systemen
  • Verwendungszwecke der Bundesagentur ließen sich nicht direkt einer Rechnung zuordnen
  • Dozentenhonorare wurden monatlich von Hand zusammengerechnet
  • Fehler im Abgleich kosteten regelmäßig Geld: zu viel ausgezahlt oder Forderungen übersehen
Was gebaut wurde

Eine Plattform, die alle Quellen zusammenführt

Die Plattform holt Rechnungen aus dem Rechnungssystem, Zahlungen vom Geschäftskonto und Teilnehmer- und Kursdaten aus den Stammdaten. Beim Eingang einer Zahlung versucht sie in drei Stufen, sie der richtigen Rechnung zuzuordnen: zuerst über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, dann über die Bildungsgutschein-Nummer, dann über den Teilnehmernamen, auch wenn dieser abgekürzt oder mit Umlauten geschrieben ist.

Was nicht eindeutig matcht, landet in einer Prüf-Liste. Die Buchhaltung wählt mit zwei Klicks die richtige Rechnung aus, statt jede Zahlung manuell zu durchsuchen. Parallel berechnet die Plattform die Dozentenhonorare nach hinterlegtem Modell: feste Monatspauschale oder Betrag pro aktivem Teilnehmer.

Das Reporting zeigt auf Knopfdruck, wie sich Umsätze und Auslastung in den nächsten Monaten entwickeln. Grundlage sind die tatsächlichen Kursverläufe und Anmeldungen. Die Geschäftsführung sieht damit nicht nur den Stand heute, sondern auch die erwarteten Eingänge der kommenden Wochen.

  • Dashboard mit Forderungen, Eingängen, Korrekturen und offenen Beträgen auf einen Blick
  • Dreistufiger Zahlungsabgleich: Rechnungsnummer, Bildungsgutschein-Nummer, Teilnehmername (mit Umlaut-Normalisierung und KI-Fallback)
  • Klare Prüf-Liste für Zahlungen, die manuell entschieden werden müssen
  • Dozentenhonorare werden monatlich automatisch berechnet
  • Forecast-Auswertung über die kommenden Monate
Was es bewirkt

Buchhaltung, die nicht mehr Sucharbeit ist

Was früher Zeit ins Suchen und Zuordnen ging, passiert jetzt im Hintergrund. Die Buchhaltung kümmert sich nur noch um die Fälle, in denen ein Mensch entscheiden muss.

Die Geschäftsführung sieht die finanzielle Lage in Echtzeit. Die Daten kommen aus den Quellsystemen, nicht aus einer Tabelle, die zwei Wochen hinterherhinkt. Doppelte Auszahlungen oder unbemerkt offene Forderungen passieren nicht mehr.

Fördernetz Deutschland kann wachsen, die Buchhaltung bleibt gleich groß. Mehr Kurse, mehr Teilnehmer und mehr Rechnungen führen nicht zu mehr Buchhaltungsstunden.

  • Manueller Abgleich-Aufwand stark reduziert
  • Geschäftsführung sieht Zahlungslage und Forecast in Echtzeit
  • Keine doppelten Auszahlungen, keine vergessenen Forderungen mehr
  • Wachstum ohne wachsende Buchhaltung
  • Dozenten-Honorare werden pünktlich ausgezahlt, jede Position nachvollziehbar
Hinter den Kulissen

Hinter den Kulissen

Die Plattform sitzt zwischen Bank, Rechnungssystem und Teilnehmer-Stammdaten und führt deren Daten in einer eigenen Datenbank zusammen. Im Zentrum steht der Abgleich-Algorithmus, der den Großteil der Zahlungen automatisch der richtigen Rechnung zuordnet.

Module
Dashboard · Rechnungen · Zahlungen · Teilnehmer · Dozenten · Kunden · Reporting · Admin
Externe Anbindungen
4 (Banking, Rechnungs-API, Stammdaten, KI)
Abgleich-Strategien
3-stufig + manuelle Prüf-Liste
Datenbank-Tabellen
6 Kern-Entitäten + Audit-Log
Web-Plattform

Interne Oberfläche der Buchhaltung. Login, Sidebar-Navigation, tabellarische Detail-Ansichten.

  • Next.js 16 (App Router)
  • React 19 + TypeScript
  • Server Components + Server Actions
  • Tailwind CSS v4 · shadcn/ui · Radix UI
  • TanStack React Table
  • Recharts (Forecast-Visualisierung)
Daten & Auth

PostgreSQL-Datenbank mit Audit-Log und versionierten SQL-Migrationen.

  • Supabase (PostgreSQL)
  • Row-Level Security
  • Supabase Auth (E-Mail / Passwort)
  • Audit-Log-Tabelle für nachvollziehbare Änderungen
  • Versionierte SQL-Migrationen
Externe Anbindungen

Daten kommen direkt aus den Quellsystemen. Zahlungen per Webhook oder per CSV-Import.

  • Qonto API + Webhook (Banking, HMAC-SHA256-verifiziert)
  • Lexoffice / Lexware API (Rechnungen)
  • Sparkasse-CSV-Import (Bundesagentur-Zahlungen)
  • Google Sheets API (Teilnehmer- und Kursdaten)
  • OpenAI GPT-4o-mini (Namens-Extraktion als Fallback)
Zahlungs-Abgleich

Drei automatische Stufen, dann manuelle Prüfung. Die meisten Zahlungen werden ohne Buchhaltungs-Eingriff der richtigen Rechnung zugeordnet.

  • Stufe 1 — Rechnungsnummer (Pattern RE-YYYY-NNN im Verwendungszweck)
  • Stufe 2 — Bildungsgutschein-Nummer (FK-Lookup auf Teilnehmer)
  • Stufe 3 — Teilnehmername (Umlaut-Normalisierung, KI-Fallback bei unklaren Texten)
  • Status `needs_review` für alles, was nicht eindeutig matchbar ist
  • Idempotente Imports (Unique Constraint pro Banking-Transaktion)
Infrastruktur

Vercel-Deployment. Routen hinter Middleware, Service-Role-Key nur server-seitig.

  • Vercel Hosting
  • Middleware-geschützte Routen (alles unter (main))
  • Service-Role-Key nur server-seitig
  • Webhooks per HMAC verifiziert
Nächster Schritt

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