Buchhaltungs-Plattform für einen bundesweit aktiven Bildungsträger
Fördernetz Deutschland ist ein bundesweit aktiver Bildungsträger und bietet Kurse über Bildungsgutscheine der Bundesagentur für Arbeit an. Die Buchhaltung dahinter ist anspruchsvoll: Rechnungen aus dem Rechnungssystem, Zahlungseingänge der Bundesagentur und Honorare an Dozenten kommen aus drei verschiedenen Systemen zusammen.
Dafür haben wir eine interne Plattform entwickelt. Sie führt diese Daten zusammen und übernimmt die manuelle Abgleicharbeit der Buchhaltung.
TODO: optional gegen echten Plattform-Screenshot ersetzen.
Bei einem Bildungsträger mit Bildungsgutschein-Modell leben die Daten in getrennten Systemen. Rechnungen entstehen im Rechnungssystem. Zahlungen kommen von der Bundesagentur auf das Geschäftskonto. Teilnehmer-Stammdaten liegen in einer separaten Liste. Keines der Systeme spricht von sich aus mit den anderen.
Im Tagesgeschäft heißt das: Zahlungen treffen mit kryptischen Verwendungszwecken ein, mal eine Rechnungsnummer, mal eine Bildungsgutschein-Nummer, mal nur ein abgekürzter Teilnehmername. Wer einen Betrag zuordnen will, sucht parallel in mehreren Systemen. Dazu kommt die monatliche Honorar-Berechnung der Dozenten, abhängig davon wie viele Teilnehmer aktiv waren. Das alles aus drei Quellen zusammenzutragen, war wiederkehrende Handarbeit.
Die Handarbeit produzierte Fehler. Mal wurden Dozenten zu hoch ausgezahlt, mal blieb eine offene Forderung gegenüber der Bundesagentur monatelang unbemerkt. Beides hat bares Geld gekostet.
Die Plattform holt Rechnungen aus dem Rechnungssystem, Zahlungen vom Geschäftskonto und Teilnehmer- und Kursdaten aus den Stammdaten. Beim Eingang einer Zahlung versucht sie in drei Stufen, sie der richtigen Rechnung zuzuordnen: zuerst über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, dann über die Bildungsgutschein-Nummer, dann über den Teilnehmernamen, auch wenn dieser abgekürzt oder mit Umlauten geschrieben ist.
Was nicht eindeutig matcht, landet in einer Prüf-Liste. Die Buchhaltung wählt mit zwei Klicks die richtige Rechnung aus, statt jede Zahlung manuell zu durchsuchen. Parallel berechnet die Plattform die Dozentenhonorare nach hinterlegtem Modell: feste Monatspauschale oder Betrag pro aktivem Teilnehmer.
Das Reporting zeigt auf Knopfdruck, wie sich Umsätze und Auslastung in den nächsten Monaten entwickeln. Grundlage sind die tatsächlichen Kursverläufe und Anmeldungen. Die Geschäftsführung sieht damit nicht nur den Stand heute, sondern auch die erwarteten Eingänge der kommenden Wochen.
Was früher Zeit ins Suchen und Zuordnen ging, passiert jetzt im Hintergrund. Die Buchhaltung kümmert sich nur noch um die Fälle, in denen ein Mensch entscheiden muss.
Die Geschäftsführung sieht die finanzielle Lage in Echtzeit. Die Daten kommen aus den Quellsystemen, nicht aus einer Tabelle, die zwei Wochen hinterherhinkt. Doppelte Auszahlungen oder unbemerkt offene Forderungen passieren nicht mehr.
Fördernetz Deutschland kann wachsen, die Buchhaltung bleibt gleich groß. Mehr Kurse, mehr Teilnehmer und mehr Rechnungen führen nicht zu mehr Buchhaltungsstunden.
Die Plattform sitzt zwischen Bank, Rechnungssystem und Teilnehmer-Stammdaten und führt deren Daten in einer eigenen Datenbank zusammen. Im Zentrum steht der Abgleich-Algorithmus, der den Großteil der Zahlungen automatisch der richtigen Rechnung zuordnet.
Interne Oberfläche der Buchhaltung. Login, Sidebar-Navigation, tabellarische Detail-Ansichten.
PostgreSQL-Datenbank mit Audit-Log und versionierten SQL-Migrationen.
Daten kommen direkt aus den Quellsystemen. Zahlungen per Webhook oder per CSV-Import.
Drei automatische Stufen, dann manuelle Prüfung. Die meisten Zahlungen werden ohne Buchhaltungs-Eingriff der richtigen Rechnung zugeordnet.
Vercel-Deployment. Routen hinter Middleware, Service-Role-Key nur server-seitig.
Ob App, Plattform oder einzelner Workflow — wir bauen die Software-Ebene, die Ihr Unternehmen braucht, um ohne mehr Personal zu wachsen.